Dubbel bokföring

Dubbel bokföring är den grundläggande princip som används i svensk bokföring. Den innebär att varje affärshändelse bokförs på minst två konton:

• ett eller flera konton i debet.
• ett eller flera konton i kredit.

Ett enkelt sätt att förstå debet och kredit är att tänka att debet och kredit är två olika sidor av samma bokföringshändelse. Vilken sida som används beror på vilken typ av konto det är och om kontot ökar eller minskar.

Som grundregel:

• Tillgångar och kostnader ökar i debet och minskar i kredit.
• Intäkter, skulder och eget kapital ökar i kredit och minskar i debet.

Det viktigaste att komma ihåg är att debet och kredit inte betyder in och ut, eller plus och minus. Man behöver först se vilken typ av konto det är och därefter om kontot ökar eller minskar.

Det sammanlagda beloppet i debet ska alltid vara lika stort som det sammanlagda beloppet i kredit. Det ger en bokföring som alltid balanserar och en tydlig överblick över företagets ekonomi. Dessutom blir det enklare att upptäcka fel eftersom avvikelser mellan debet och kredit syns direkt.

Debet, kredit och kontoplanen

För att förstå dubbel bokföring är det viktigt att känna till hur debet och kredit påverkar olika typer av konton i bokföringen. I Sverige används vanligtvis BAS-kontoplanen. Det är en generell kontoplan som används för att strukturera och bokföra företagets affärshändelser.

BAS-kontoplanen är uppbyggd i olika kontoklasser, där varje klass representerar en del av företagets ekonomi:

• Klass 1 – Tillgångar: exempelvis kassa, bankkonto, kundfordringar, inventarier. Tillgångar ökar i debet och minskar i kredit.
• Klass 2 – Eget kapital och skulder: till exempel aktiekapital, banklån, leverantörsskulder. Eget kapital och skulder ökar i kredit och minskar i debet.
• Klass 3 – Intäkter: försäljning av varor och tjänster. Intäkter ökar i kredit och minskar i debet.
• Klass 4–7 – Kostnader: här bokförs många av företagets kostnader, till exempel varuinköp, lokalhyra, löner och reklam. Kostnader ökar normalt i debet och minskar i kredit.
• Klass 8 – Finansiella poster, skatter och resultat: exempelvis ränteintäkter, räntekostnader, skatt och årets resultat.

Läs mer: BAS-kontoplan

Exempel på dubbel bokföring med moms

Exempel 1: Du köper varor till företaget för 1 250 kr (inkl. 25 % moms) och betalar från företagskontot

Företaget har köpt varor för 1 000 kr plus 250 kr i moms. Varuinköpet är en kostnad och bokförs därför i debet. Under förutsättning att momsen är fullt avdragsgill bokförs även 250 kr som ingående moms i debet. Eftersom pengarna betalas från företagskontot minskar tillgångarna på bankkontot med 1 250 kr, vilket bokförs i kredit.

• Debet: 4010 Varuinköp 1 000 kr
• Debet: 2641 Ingående moms 250 kr
• Kredit: 1930 Företagskonto 1 250 kr

Exempel 2: Du säljer en vara till kund för 2 500 kr (inkl. 25 % moms). Kunden betalar direkt till bankkontot

Företaget har sålt en vara för 2 000 kr plus 500 kr i moms. När kunden betalar ökar tillgångarna på företagets bankkonto med 2 500 kr, vilket bokförs i debet. Försäljningen på 2 000 kr är en intäkt och bokförs i kredit. Den utgående momsen på 500 kr är en skuld till Skatteverket och bokförs också i kredit.

• Debet: 1930 Företagskonto 2 500 kr
• Kredit: 3010 Försäljning 2 000 kr
• Kredit: 2611 Utgående moms 500 kr

Vad händer om debet och kredit inte stämmer?

I dubbel bokföring ska summan av debet alltid vara lika stor som summan av kredit. Om beloppen inte är lika stora balanserar inte bokföringsposten och felet behöver hittas och rättas.

I Fakturan.nu får du en varning om summan i debet inte är lika stor som summan i kredit. Bokföringsposten kan inte sparas förrän beloppen balanserar.

Om du får en sådan varning kan det exempelvis bero på:

• att en rad saknas på debet- eller kreditsidan.
• att olika belopp har bokförts i debet och kredit.
• att ett belopp har bokförts på fel sida.

Kontrollera bokföringsposten och rätta felet så att summan i debet och kredit blir lika stor. Därefter kan du spara bokföringsposten.

Det är också viktigt att känna till att bokföringen kan innehålla fel även när debet och kredit balanserar. En verifikation kan till exempel ha bokförts på fel konto, registrerats två gånger eller saknas helt. Även momsen kan vara felaktigt bokförd utan att det uppstår någon skillnad mellan debet och kredit.

Fel i bokföringen kan påverka huvudboken och uppgifterna i företagets resultat- och balansräkning. Därför är det viktigt att inte bara kontrollera att debet och kredit balanserar, utan även att affärshändelserna har bokförts med rätt belopp och på rätt konton.

Om du upptäcker ett bokföringsfel behöver du först ta reda på vilken verifikation, vilka konton och vilka belopp som berörs. Felet ska sedan rättas på ett sätt som gör att det går att följa både den ursprungliga bokföringen och rättelsen.