Vad du ska tänka på när du bokför själv
Många småföretagare drar sig för bokföringen. Men med lite förkunskap och ett användarvänligt bokföringsprogram kan du komma långt på egen hand.
Om du driver en enskild firma behöver du ha koll på bokföringen – det är en skyldighet men även ett viktigt verktyg för att förstå företagets ekonomi. Bokföringen ska ge en tydlig bild av hur ekonomin ser ut i verksamheten, och den ska göras löpande under året. Det är du som fysisk person, alltså företagets ägare, som ansvarar för att bokföringen görs korrekt och i rätt tid. Därför behöver du ha grundläggande förståelse för bokföringen, oavsett om du väljer att hantera den själv eller tar hjälp av en redovisningskonsult.
Ja, det är tillåtet att sköta bokföringen själv och många småföretagare gör det. Det viktigaste är att du följer reglerna och ser till att bokföringen görs i rätt tid. Ett användarvänligt bokföringsprogram kan ge värdefull vägledning när du ska komma igång med din bokföring. Hos oss på fakturan.nu får du även en enkel överblick över viktiga datum kopplade till din bokföring. Funktionen för viktiga datum fungerar som en kalender, anpassad efter ditt företag, där kommande uppgifter tydligt framgår och hjälper dig att planera arbetet i rätt tid.
Läs mer: Bokföring
I enskild firma bokförs alla affärshändelser löpande, och det vanligaste du kommer hantera är inkomster och utgifter. I svensk bokföring används en kontoplan som kallas BAS-kontoplanen. Den består av kontonummer med fyra siffror, där den första siffran visar vilken kontoklass kontot tillhör. Varje kontoklass representerar ett visst område i företagets ekonomi, till exempel intäkter, kostnader eller tillgångar.
Intäkter, alltså försäljning av varor och tjänster, bokförs normalt på konton som börjar på 3, till exempel 3010 för varuförsäljning eller 3310 för tjänsteförsäljning. Utgifter registreras i kontoklasserna 4 till 8:
När du betalar något från företagets bankkonto eller får betalt från en kund, påverkas företagets likvida medel. Sådana transaktioner bokförs vanligtvis mot konto 1930, som är standardkontot för bankkonton i BAS-kontoplanen. Samtidigt registreras varje affärshändelse på ytterligare ett konto som visar vad det gäller – till exempel en intäkt eller kostnad. Denna dubbelregistrering kallas dubbel bokföring och innebär att varje post har två sidor: ett affärskonto och ett motkonto, exempelvis bankkontot. Det säkerställer att alla händelser i företagets ekonomi är korrekt dokumenterade.
I en enskild firma tar du inte ut lön på samma sätt som i ett aktiebolag. Du anses inte vara anställd i din egen firma, eftersom du och företaget är samma juridiska person. Istället gör du egna uttag, vilket innebär att du tar ut pengar från firmans konto för privat bruk.
Du betalar inte skatt direkt på de uttag du gör. Istället betalar du skatt och egenavgifter baserat på företagets överskott, alltså intäkter minus kostnader, i din inkomstdeklaration. Skatten regleras genom din F-skatt.
När du tar ut pengar till dig själv bokförs det som ett eget uttag på konto 2013 Eget uttag. Sätter du in egna pengar i verksamheten – till exempel för att täcka en utgift – bokförs det som en egen insättning på konto 2018 Egen insättning.
Det är bra att hålla koll på dessa uttag och insättningar för att kunna följa hur mycket kapital du har tillfört eller tagit ut ur företaget. Det påverkar inte resultatet, men påverkar företagets egna kapital och är viktigt att ha med i bokslutet.
Även om du och din enskilda firma räknas som samma juridiska person, behöver företagets ekonomi hållas åtskild från din privata. Det innebär att du bara ska bokföra sådant som faktiskt hör till verksamheten.
Tillgångar och inköp som är avsedda att användas i företaget och som är nödvändiga för att du ska kunna driva din verksamhet ska bokföras i firman. Det gäller till exempel om du köper verktyg eller programvara som används uteslutande i företaget.
Privata utgifter får inte bokföras som kostnader i firman, även om de ibland används i tjänsten. Om du köper något som mest används privat, även om det ibland kan komma till nytta i firman, ska det inte bokföras som en företagskostnad.
Precis som när du hanterar eget uttag som en form av "lön" i enskild firma, är det viktigt att även andra ekonomiska rörelser mellan dig och företaget bokförs korrekt. Pengar du sätter in i verksamheten från dina privata medel registreras som egen insättning (konto 2018), medan uttag för privat bruk bokförs som eget uttag (konto 2013). Dessa transaktioner påverkar inte resultatet, men de förändrar företagets egna kapital. Genom att bokföra dem tydligt får du bättre koll på hur mycket pengar du faktiskt skjuter till eller tar ut ur verksamheten och får en tydlig bild av företagets ekonomiska utveckling.
När du börjar bokföra är det viktigt att du får en stabil grund redan från start och med rätt verktyg blir bokföring både enklare och mer effektiv. I vår artikel Kom igång med bokföringen går vi igenom de viktigaste grunderna, begreppen och momenten i bokföringen.
Läs mer: Kom igång med bokföringen
